Polityka Prywatności Stancja

Kto odpowiada za Twoje dane (administrator)

Poniżej wskazujemy, kto jest administratorem danych przetwarzanych w Aplikacji i do kogo kierujesz swoje żądania.

1.1. Administrator danych - usługodawca. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji (§1.2) jest:

• MICHAŁ KUKIEŁKA MIDDLY
• NIP: 5833449726, REGON: 521901211
• Adres: ul. prof. Romualda Cebertowicza 8D/38, 80-809 Gdańsk
• E-mail kontaktowy w sprawach danych: hello@stancja.app

(dalej: Usługodawca lub my).

Jako administrator odpowiadamy m.in. za: dane konta Wynajmującego, treść protokołów, dane techniczne i diagnostyczne wszystkich użytkowników (w tym Najemcy), obsługę wiadomości e-mail (np. zaproszeń do podpisu) oraz bezpieczeństwo i działanie platformy.

1.2. Dane przetwarzane w Aplikacji. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji - danych konta, treści protokołów (w tym zdjęć, opisów, ocen stanu i danych stron), podpisów elektronicznych, zabezpieczeń integralności oraz danych technicznych - jest Usługodawca. Wynajmujący pozostaje odrębnym administratorem dokumentacji najmu, którą prowadzi poza Aplikacją (np. umowy najmu i korespondencji). Jeżeli protokół sporządza w Aplikacji firma w ramach Konta Firmowego, administratorem treści protokołu jest ta firma, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu dla Kont Firmowych).

1.3. Najemca i inne osoby w protokole. Najemca i każda inna osoba, której dane znajdują się w protokole, może kierować żądania dotyczące swoich danych bezpośrednio do Usługodawcy na adres z §1.1. Treści podpisanego protokołu nie zmieniamy ani nie usuwamy wybiórczo, bo naruszyłoby to integralność dokumentu (§4.5); pozostałe prawa opisujemy w §5.

1.4. Inspektor Ochrony Danych. Usługodawca nie ma obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych i go nie wyznaczył. We wszystkich sprawach dotyczących danych możesz kontaktować się na adres wskazany w §1.1.

Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i na jakiej podstawie

2.1. Dane Wynajmującego (posiadacza konta)

Logowanie zewnętrzne (Zaloguj się przez Google / Zaloguj się przez Apple). Konto możesz założyć i logować się do niego adresem e-mail z hasłem albo za pośrednictwem usługi logowania Google lub Apple. Przy logowaniu zewnętrznym otrzymujemy od dostawcy wyłącznie dane niezbędne do uwierzytelnienia i założenia Konta: adres e-mail, unikalny identyfikator użytkownika u dostawcy oraz - jeżeli je udostępnisz - imię i nazwisko. W przypadku usługi Apple możesz skorzystać z opcji „Ukryj mój e-mail" - zamiast adresu rzeczywistego otrzymujemy wówczas prywatny adres przekazujący (relay), który służy jako Twój adres kontaktowy i adres Konta. Podstawą przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy o prowadzenie Konta).

2.2. Dane wprowadzane do protokołu (dotyczą obu stron - Wynajmującego i Najemcy)

Administratorem tych danych jest Usługodawca (§1.2).

Uwaga dotycząca zdjęć i danych osób trzecich. Zdjęcia i treści wprowadza użytkownik. To użytkownik odpowiada za to, aby nie zawierały one danych osobowych osób trzecich przetwarzanych bezprawnie oraz aby miał podstawę do ich wprowadzenia.

Uwaga dotycząca geolokalizacji zdjęć. Aplikacja nigdy nie prosi o dostęp do lokalizacji urządzenia i nie ustala Twojego położenia. Jeżeli jednak dodawane zdjęcie zawiera w metadanych EXIF współrzędne GPS zapisane wcześniej przez aparat, odczytujemy je i przechowujemy razem ze zdjęciem. Zdjęcie bez tych metadanych działa dokładnie tak samo - podanie tych danych nie jest wymagane do korzystania z Aplikacji. Możesz temu zapobiec, wyłączając zapisywanie lokalizacji w ustawieniach aparatu.

2.3. Dane techniczne i diagnostyczne (dotyczą wszystkich użytkowników)

2.4. Osoby zaproszone do Protokołu bez konta (Najemca)

Jako Najemca korzystasz z Aplikacji bez zakładania konta, na podstawie zaproszenia od Wynajmującego. Dane wprowadzane do Protokołu opisuje §2.2, a dane techniczne - §2.3. Żądania dotyczące Twoich danych, także zawartych w Protokole, kierujesz bezpośrednio do Usługodawcy (§1.3).

Skąd mamy Twoje dane. Twoje imię i nazwisko, PESEL lub numer dokumentu tożsamości (albo nazwę firmy i NIP), adres, numer telefonu i adres e-mail wpisuje do Protokołu Wynajmujący. Zdjęcia w Protokole mogą pochodzić od Wynajmującego albo od Ciebie. Twój podpis, jego metadane (§2.2) oraz dane techniczne (§2.3) zbieramy bezpośrednio od Ciebie, gdy korzystasz z Aplikacji.

Jak długo. Twoje dane w podpisanym protokole przechowujemy przez okres opisany w §4.3 (do końca roku, w którym mija 6 lat od zakończenia najmu, nie dłużej niż 10 lat od podpisania) i nie usuwamy ich wybiórczo, bo naruszyłoby to integralność dokumentu (§4.5).

Propozycje AI. Jeśli jesteś najemcą, Twoje zdjęcia lub zdjęcia Twoich rzeczy mogą zostać użyte do przygotowania propozycji opisu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Możesz wnieść sprzeciw, pisząc na hello@stancja.app, a wynajmujący może wyłączyć Twoje zdjęcia z analizy. Szczegóły funkcji opisuje §3.2.

Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Korzystamy z zaufanych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia (DPA). Aktualnie są to:

Aktualną listę podmiotów przetwarzających wraz z historią zmian prowadzimy na stronie stancja.app/subprocesorzy.

Dostawcy logowania zewnętrznego. Jeżeli korzystasz z logowania przez Google lub Apple, dostawcy ci - Google Ireland Limited (oraz Google LLC) i Apple Inc. (oraz Apple Distribution International Ltd.) - działają jako niezależni administratorzy w zakresie procesu uwierzytelniania po swojej stronie; my otrzymujemy od nich wyłącznie dane opisane w §2.1. Zasady przetwarzania danych po stronie tych dostawców określają ich własne polityki prywatności.

Dane mogą być także udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

3.1. Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część dostawców z §3 przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo ma do nich dostęp serwisowy spoza EOG (USA, a w przypadku grupy Zoho także Indie). Podstawę transferu dla każdego dostawcy podaje tabela w §3:

• Data Privacy Framework - decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) dla amerykańskich podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework. Wskazujemy ją tylko przy dostawcach, którzy mają aktywną certyfikację; ich umowy powierzenia przewidują dodatkowo standardowe klauzule umowne na wypadek, gdyby certyfikacja przestała obowiązywać.
• Standardowe klauzule umowne - klauzule przyjęte przez Komisję Europejską decyzją wykonawczą (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO), zawarte w umowie powierzenia danego dostawcy. Zoho nie uczestniczy w Data Privacy Framework, dlatego transfery w grupie Zoho opierają się wyłącznie na tych klauzulach.

Kopię zabezpieczeń stosowanych przy transferze możesz otrzymać, pisząc na adres z §1.1.

3.2. Analiza zdjęć przez AI (Propozycje AI)

Jeśli włączysz tę funkcję, na Twoje polecenie wysyłamy 1–3 zdjęcia pomieszczenia (pomniejszone, bez lokalizacji i danych z aparatu) lub do 4 zdjęć liczników oraz typ pomieszczenia, listę elementów i język protokołu. Celem jest przygotowanie propozycji opisu stanu lokalu i odczytów liczników, którą sprawdzasz przed przeniesieniem do protokołu.

Podstawą przetwarzania Twoich danych jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zdjęcia mogą przedstawiać rzeczy najemcy lub przypadkowo inne osoby. Te dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest sprawne i dokładne sporządzenie protokołu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Odbiorcą jest Google Cloud Poland Sp. z o.o. jako podmiot przetwarzający dane na nasze zlecenie; Google LLC (USA) może mieć dostęp serwisowy jako jego podprocesor. Przetwarzanie odbywa się w Unii Europejskiej, a Google nie używa tych danych do trenowania modeli. Dostęp serwisowy spoza EOG jest objęty decyzją UE–USA Data Privacy Framework, a w razie potrzeby standardowymi klauzulami umownymi.

Osób widocznych na zdjęciach przypadkowo nie informujemy indywidualnie, bo nie znamy ich tożsamości i nie próbujemy jej ustalać (art. 14 ust. 5 lit. b RODO). Ta informacja jest dla nich publicznie dostępna, a model ma polecenie nie opisywać osób ani dokumentów.

Okresy przechowywania opisuje §4.6, a wyłączenie funkcji i sprzeciw - §5 i §2.4.

Jak długo przechowujemy dane (retencja) i co dzieje się po usunięciu konta

Zasady retencji odzwierciedlają charakter Usługi: protokół podpisany przez obie strony może stanowić materiał istotny dla dochodzenia lub obrony roszczeń którejkolwiek ze stron najmu.

4.1. Dane konta i Usługi - przez czas posiadania konta.

4.2. Wersje robocze oraz protokoły niepodpisane lub podpisane tylko przez jedną stronę - usuwane w momencie usunięcia konta (usunięcie trwałe). Możesz je również usunąć samodzielnie w każdej chwili.

4.3. Protokoły podpisane przez obie strony. Protokoły podpisane przez obie strony przechowujemy do końca roku kalendarzowego, w którym mija 6 lat od zakończenia najmu, nie dłużej jednak niż 10 lat od dnia podpisania - niezależnie od tego, czy konto Wynajmującego nadal istnieje. Za dzień zakończenia najmu przyjmujemy dzień podpisania w Aplikacji protokołu zwrotu lokalu. Protokół zdawczy, z którego utworzono podpisany protokół zwrotu, przechowujemy tak długo jak ten protokół zwrotu. Protokół, do którego w Aplikacji nie podpisano protokołu zwrotu, przechowujemy 10 lat od dnia podpisania. Okres ten odpowiada terminom przedawnienia roszczeń z najmu (art. 118 i 677 Kodeksu cywilnego) i służy obu stronom jako dowód stanu lokalu (art. 6 ust. 1 lit. f oraz art. 17 ust. 3 lit. e RODO). Na 30 dni przed usunięciem wysyłamy Wynajmującemu, którego konto nadal istnieje, e-mail z przypomnieniem, że może pobrać PDF protokołu w Aplikacji; takiego protokołu nie usuniemy wcześniej niż 30 dni po wysłaniu tej wiadomości. Dane Najemcy i innych osób zawarte w protokole przechowujemy przez ten sam okres. Każda ze stron może pobrać finalny PDF podpisanego protokołu w Aplikacji i zachować go u siebie. Po upływie okresu protokół wraz ze zdjęciami i podpisami usuwamy trwale.

4.4. Dane diagnostyczne (raporty błędów/awarii) - 90 dni.

4.5. Ograniczenie w zakresie protokołów podpisanych. Ze względów technicznych i dowodowych nie modyfikujemy ani nie usuwamy pojedynczych danych osobowych z treści już podpisanego protokołu - dane podpisujących są trwale zawarte w dokumencie objętym skrótem kryptograficznym, a ich zmiana naruszyłaby integralność (i sens dowodowy) dokumentu. Dotyczy to symetrycznie obu stron.

4.6. Propozycje AI (§3.2). Propozycję przechowujemy do jej przeniesienia lub odrzucenia, najdłużej do podpisania protokołu albo 30 dni. Wynik analizy przechowujemy do 30 dni. Rejestr użycia funkcji nie zawiera zdjęć ani ich treści; przechowujemy go 13 miesięcy.

4.7. Dzienniki i kody. Dziennik zdarzeń bezpieczeństwa i dziennik wysyłki wiadomości e-mail - 12 miesięcy. Kody i tokeny - do wygaśnięcia lub użycia, a następnie najpóźniej 30 dni (szczegóły w §2.3).

Twoje prawa

Przysługują Ci prawa wynikające z RODO. Kieruj je do właściwego administratora (patrz §1.3):

• prawo dostępu do danych (art. 15),
• prawo do sprostowania (art. 16),
• prawo do usunięcia - „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17), z zastrzeżeniem wyjątków, w tym §4.3 i §4.5,
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20),
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) (art. 21).

Żądania i sprzeciw możesz zgłosić na adres z §1.1.

Wycofanie zgody i wyłączenie funkcji. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w każdej chwili, a wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jego dokonaniem (art. 7 ust. 3 RODO). Funkcje opcjonalne możesz w każdej chwili wyłączyć w Ustawieniach Aplikacji - wtedy przestajemy przetwarzać dane na potrzeby tej funkcji.

Wyłączenie Propozycji AI. Możesz w każdej chwili wyłączyć funkcję w Ustawieniach. Usuniemy wtedy nieprzeniesione propozycje i zapisane wyniki analiz, a przeniesione wartości pozostaną częścią protokołu. Sprzeciw wobec analizy zdjęć Najemcy (art. 21) opisuje §2.4.

Skarga do organu nadzorczego. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Usunięcie konta i danych

Konto i powiązane dane możesz usunąć samodzielnie:

• w Aplikacji: Ustawienia → Usuń konto,
• przez stronę: stancja.app/usun-konto,
• lub e-mailem na adres z §1.1.

Jeżeli korzystałeś z logowania przez Apple, przy usunięciu Konta występujemy do Apple o unieważnienie powiązanego tokenu.

Skutki usunięcia opisano w §4 (m.in. trwałe usunięcie wersji roboczych oraz przechowywanie podpisanych protokołów przez okres opisany w §4.3).

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in.: szyfrowanie transmisji, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zahaszowanej, kontrolę dostępu oraz mechanizmy integralności dokumentacji (skróty SHA-256). Żaden system nie gwarantuje jednak pełnego bezpieczeństwa - zalecamy ostrożność przy udostępnianiu danych dostępowych.

Dane przechowywane lokalnie na urządzeniu

Aplikacja przechowuje część danych lokalnie na urządzeniu (m.in. dane sesji i podręczne dane techniczne, np. w pamięci lokalnej urządzenia) w celu poprawnego działania. Usunięcie Aplikacji usuwa te dane z urządzenia.

Pliki cookies (strona internetowa)

Strona internetowa zapisuje w przeglądarce wyłącznie ustawienia, które sam wybierasz. Nie stosujemy plików cookies analitycznych, marketingowych ani śledzących, w związku z czym nie wyświetlamy bannera zgody na pliki cookies.

Statystyki odwiedzin. Korzystamy z usługi Vercel Web Analytics, aby wiedzieć, które podstrony są odwiedzane i czy strona spełnia swoje zadanie. Usługa nie zapisuje na Twoim urządzeniu żadnych plików cookies ani innych danych. Rejestruje odwiedzaną podstronę, stronę odsyłającą, kraj, rodzaj urządzenia, system operacyjny i przeglądarkę, a także wybrane interakcje: kliknięcie przycisku sklepu z aplikacjami, rozwinięcie pytania w FAQ, sam fakt wyszukiwania w FAQ (bez treści zapytania) oraz sam fakt wysłania formularza usunięcia konta lub danych (bez treści formularza). Odwiedziny w ramach jednego dnia łączone są za pomocą skrótu (hash) wyliczanego z danych żądania, który jest usuwany po 24 godzinach - nie pozwala nam rozpoznać Cię przy kolejnych wizytach ani na innych stronach. Dostęp do danych mamy wyłącznie w postaci zbiorczych statystyk. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na mierzeniu ruchu i ulepszaniu strony.

Dzieci

Usługa jest przeznaczona dla osób pełnoletnich (18+), posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. Nie kierujemy Usługi do dzieci i świadomie nie zbieramy ich danych.

Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę. O istotnych zmianach poinformujemy w Aplikacji lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod stałym adresem, pod którym publikowany jest ten dokument. Poprzednie wersje Polityki są dostępne na tej stronie w sekcji „Wersje dokumentu”.

Politykę sporządzono w języku polskim; wersją wiążącą jest wersja polska. Tłumaczenia na inne języki mają charakter wyłącznie informacyjny.

Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: hello@stancja.app lub korespondencyjnie na adres z §1.1.